Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 16-05-2011

 

Fremmødte: Lars, Martin, Allan, Tommy og Anne-Lise

Referent: Anne-Lise

 

 

1)      Status

Martin: ønsker grundet stort arbejdspres at træde ud af bestyrelsen. Der arbejdes på at finde afløser hurtigst muligt, men Martin tager så vidt muligt del i pligterne indtil afløser er på plads. Lars overtager hans administrative ansvar omkring trænere/turnering. Martin fortsætter indtil videre som træner.

Tommy: Synes ikke banerne er helt ok endnu. Der arrangeres arbejdsdag fredag 20.05.11 kl. 11.30, grundet holdkamp hjemme denne weekend. Tommy skaffer frivillige. Han laver plan og booker tid for banepleje sæsonen over.

Anne-Lise: Stævnet nærmer sig, men sender lige reminder ud til alle klubber. Træning kører fint. Meget stor opbakning fra alle forældrene og ekstratræningen var en kæmpesucces som snart gentages.

Allan: Stormen af indbetalinger har lagt sig, og er nu på 1-2 stk. om ugen. Ca. 60 bet. Medl. Allan har flyttet alle medlemmer over i det nye system. Lars laver nyhedsbrev+link når vi skifter system.

Lars: Skifter snart til nyt online-booking+hjemmesidesystem, da han har forhandlet sig til et langt bedre og mere driftsikkert system. Alt dette er gratis. Torben Weiland har lavet nyt system som vi også er heldige at få gratis. Ved det nye system spares 50 kr/md til webhotel. Lars arb. På højtryk for at få det i luften. På sigt kan det ny system håndtere sms-bekræftelse, online tilmelding til træning m.m.

PR: presseomtale gav god effekt og mange nye medl. Rekordhøjt antal til åbent hus arrangement. Lars forhandler med Rasmus om en professionel sponsorkontrakt og arbejder ligeledes på bannerreklame på hjemmesiden. Hvor Torben Weiland selvfølgelig får sit logo på.

2)      Turnering/Træning

-          De retningslinjer Lars har sendt til trænere fungerer fint og bliver implementeret

Ca. 5 spillere på både 1. og 2. holdstræning.

Ca . 18 juniorer i alt modtager træning

Ca. 14 motionister til træning i alt

-          Stjernelisterne (senior og junior) fungerer efter hensigten

-          HUSK: Booking af baner til holdkamp og andre aktiviteter senest 14 dage før.

-          Staus overlap ml. Hjemmekampe for 2. hold og mix motion – FTU er gjort bekendt med problemet og arbejder på sagen.

3)      Standard operation procedures (SOP) for bestyrelsesfunktioner

Nedskriv specifikke opgaver til hvert ansvarsområde med div. deadlines og noter kommunikationsveje. Et godt redskab, så alle har helt klare retningslinjer fra start og et godt arbejdsredskab. Det skal dog ikke være en belastning at lave den, så den skal ikke være detaljeret.

4)      Behov for flere frivillige og opgaver for bestyrelsen

-          Ungdomsudvalg fungerer fint og med god kommunikation. Projekt Frivillig lever desværre ikke op til det lovede, så er sat på stand by.

-          Kommunikationen internt i bestyrelse og ud til medlemmer, kører som det skal med relevant info til den respektive modtager.

-          Alle i bestyrelsen er gode til at sige fra og hjælpe og aflaste hinanden.

-          Vi skal finde 1-2 nye til bestyrelsen i år. Alle bedes bruge deres netværk.

-          Vi skal gøre mere ud af at belønne de frivillige kræfter for at fastholde dem.

-          Lars nævner ”årets Stjerne” i næste nyhedsbrev, for at alle er gjort opmærksomme på det.

-          Rengøring af klubhus – Anne-Lise ordner det indtil videre, men beder om hjælp hvis nødvendigt

5)      Klubmesterskab – afvikles fra d. 3. til d. 17. september med finaler og klubfest d. 17.

6)      Hærværk på banerne

– Naboerne yder en fantastisk hjælp. Har bedt dem kontakte politiet hvis de kan se de kan nå frem inden de stikker af igen. Håndtaget til vandingsanlæg kunne lægges i klubhuset, men umiddelbart nok for omstændigt. Vi ser tiden an, ellers kunne en løsning være at sætte timer på hovedhanen så vandet er lukket om natten.

7)      Evt.

-          Tommy og Allan undersøger muligheden for at etablere en slåmur – finder ud af priser, kvalitet m.m. vi prøver at får omk. Dækket af en sponsor. De beder Anton om hjælp